DILIGENCIAS EN NOTARIAS

PRESENTACIÓN

l. INFORMACIÓN GENERAL 

¿QUIÉN ES EL NOTARIO?

Es un particular profesional del derecho que da fe pública por mandato de la ley. Autentica las diligencias y los trámites que se realizan ante él, para que tengan validez entre las partes y ante las autoridades.

El notario está para ayudar como conciliador y así evitar que los casoso vayan ante el juez. Además, es un consejero y asesor que orienta a los usuarios para dar claridad y legalidad a los actos y contratos que la le ordena que se hagan por escritura pública. El notario es imparcial frente a los usuarios y procura el pleno acuerdo entre ellos para que expresen libremente su voluntad.

El notaruo realiza la diligencua a partir de lo que el usuario le dice. Su responsabilidad está en sus actuaciones como notario y no en el contenido de lo que ante él declaran los ciudadanos.

¿QUÉ ES UNA NOTARÍA?

Es el lugar donde atiente un notario junto con sus empleados. Allí, el notario da fe pública de hechos y actos sobre los cuales realiza autenticaciones, escrituras públicas, otros instrumentos y documentos que indica la ley.

¿PARA QUÉ NECESITO IR A UNA NOTARÍA?

Para que el notario sea testigo fiel y de fe pública sobre los hechos y actos que ordena la ley, que solo son válidos cueando ocurren en presencia de él. Además, para que el documento sirva de prueba.

¿SE PUEDE IR A CUALQUIER NOTARÍA?

Si, a la que usted elija. Sin embargo, hay situaciones especiales en las que se debe ir a deteminada notaría:

- Si en una escritura interviene una entidad del Estado.

- Si va a contraer matrimonio o a divorciarse, debe ir a la notaría del domicilio de los interesados.

- Si se trata de sucesión por causa de muerte, se adelanta en la notaria del último domicilio del fallecido.

¿CUÁLES SON LAS DILIGENCIAS QUE PUEDO HACER EN UNA NOTARÍA?

En este capítulo se encuentran las más frecuentes, con una breve expliación y con requisitos básicos que se necesitan para cada una. para más información pida una asesoría personalizada con un abogado de Hogart Inmobiliario al   WHATSAPP  3195658054

¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE EL OFICIO DE UN NOTARIO Y EL OFICIO DE UN JUEZ?

El juez atiende los pleitos que tienen entre dos o más personas. El notario atiende una solicitud, acompañada de unos documentos para hacer una diligencia, como una autenticación y para adelantar y terminar un caso no tiene controversia o discusión, como un divorcio de común acuerdo.

¿POR QUÉ LA ESCRITURA PÚBLICA SE TIENE QUE HACER FRENTE A UN NOTARIO?

La ley ordena que sobre los contratos más importantes de la sociedad y del comercio, el notario debe dar fe pública para que el acuerdo entre las partes se convierta en prueba incuestionable.

En caso de requerirlo, la escritura pública es la prueba principal para el cumplimiento de los contratos y para poder conciliar o presentar demanda ante un juez.

¿CÓMO SE DEBE IDENTIFICAR LA PERSONA PARA UNA DILIGENCIA EN NOTARÍA?

- Colombiano mayor de 18 años: Cédula de Ciudadanía.

- Colombianos menores de edad.

       -  Menores de 7 años: copia autentica del registro civil de nacimiento.

       -  Entre los 7 y los 18 años: Tarjeta de identidad.

       -  Menores de edad deben estar debidamente representados por sus padres o por quienes tienen por 

          ley la patria potestad.

- Extranjeros. Alguno de los siguienres: 

      - Pasaporte vigente y si se requiere para la diligencia, visa vigente.

      - Cédula de extranjería vigente o tarjeta Andina de Migración - TAM (Colombia, Ecuador, Perú, Bolivia)             que debe contener tiempo de permanencia.

- Persona jurídicas: Deben acreditar existencia y reprsentación legal. Si es una sociedad, las certifica la cámara de comercio.

Si existen limitaciones para el representante legal, debe aportar autorización dad por la junta de socios.

¿IDENTIFICACIÓN Y AUTENTICACIÓN BIOMÉTRICA EN LÍNEA?

Es una obligación legal que garantiza la más alta seguridad en cuanto a la identificación de las personas para las diligencias notariales. Se trata de la comparación de la huella dactilar de quien acude ante el notario, contra la base de datos de la Registraduria Nacional del Estado Civil, a través de medios tecnológicos. Se debe realizar las diligencias notariales donde se requiere identificar al ciudadano. Contribuye a evitar fraudes y suplantaciones. corresponde al notario dar fe de la diligencia de autenticación biométrica en línea, conforme al Decreto Ley 019 de 2012.

ll. ACTOS NOTARIALES FRECUENTES

ESCRITURA PÚBLICA

Es un documento que contiene la declaración de voluntad de una o varias personas, emitidas ante el notario, para hacer determinado contrato o un acto jurídico individual.

El proceso de elaboración de una escritura pública tiene cuatro etapas en la notaría:

1. Recepción de las declaraciones, esto es, de lo que el usuario quiere decir ante el notario.

2. Extención o transcripción en texto escrito de lo dicho o declarado por el usuario, ante el notario.

3. Lectura, aceptación y otorgamiento del texto que ha leído o ha oído el usuario.

4. Autorización y firma del notario, después de la firma de los interesados y después de cumplidos todos los requisitos del contrato respectivo.

FIRMA A RUEGO - PERSONAS QUE NO SABEN O NO PUEDEN FIRMAR

Cuando se trate de persona que no sepa o no pueda firmar, en la diligencia se leerá en voz alta el documento que será firmado por un testigo presentado po el interesado. De esta diligencia, denorminara "firma a ruego", el notario dejará constancia en el mismo documento.

Para las personas con discapacidad visual o que no sepan leer y escribir, el notario leerá en voz alta el documento. Para las personas sordas, ellos mismos leerán el documento y expresaran su aprobación.

REQUISITOS: (también aplican para diligencias en notarías y escritura pública)

- Asistir personalmente a la notaría. Excepcionalmente, puede hacerse fuera del despacho notarial.

- Llevar cédula de ciudadanía.

- Llevar documento privado que se va a firmar.

- Llevar testigo cuando así se requiera.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: El mismo día

AUTENTICACIONES

RECONOCIMIENTO DE FIRMA Y CONTENIDO

EXTRA PROCESO Y DECLARACIONES BAJO GRAVEDAD DE JURAMENTO 

PODER

PROMESA DE COMPRA VENTA DE UN INMIEBLE

lll. ACTOS NOTARIALES PERSONAS

REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO 

Es un documento indispensable mediante el cual la persona prueba ante la familia y la sociedad su existencia y le permite adentificarse, ejercer sus derechos y cumplir sus obligaciones-

REQUISITOS

- Certificado de nacido vivo dado por el médico, centro hospitalario, enfermera o persona que haya ayudado a la madre en el parto. Si se trata de un menos que pertenece a una comunidad indigena, puede servir como documento la autorización indígena.

- En caso de no contar con el anterior certificado, se requiere declaración bajo juramento de dos testigos que hayan presenciado el nacimiento o hayan tenido conocimiento de él.

- Documentos de identificación de los padres o de las personas que estén autorizadas por la ley para realizar el registro, como abuelos, tíos o parientes mayores.

- El registro que se hace después del mes de nacido es extemporaneo y las personas que no cuenten con ninguno de los anteriores registros, pueden presentar la partida de bautismo católico o la anotación de origen religioso, si es de otro credo reconocido por el Estado.

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO

Es el documento  necesario para probar que una persona está casada. En él se registran los datos de quienes se casan y el acto del matrimonio. Sirve para adquirir derechos y contraer obligaciones entre sí, ante la familia, las autoridades y la sociedad.

REQUISITOS

- Copia auténtoca del registro de nacimiento de quienes se casan.

-Documento de identificación de quienes se casan.

- Si el matrimonio fue católico, copia auténtica de la partida parroquial.

- Si el matrimonio fue católico, copia auténtica de la partida parroquial.

- Si el matrimonio fe de otra religión, copia auténtica dada por la confesión religiosa debidamente reconocido por el estado.

- Si el matrimonio se realizó ante juez, acta del matrimonio debidamente protocolizada en notaría.

- Si el matrimonio fue celebrado en el exterior, hay requisitos adicionales que debe consultar con su abogado.

REGISTRO CIVIL DE DEFUNCIÓN

Es el documento que prueba el hecho de la muerte y su causa. Sirve para que la defunción quede anotada en el registro civil de nacimiento y en el registro civil de matrimonio, si lo hubo. También permite el inicio de los trámites de sucesión.

Además, la diligencia de defunción la comunica el notario a la Registraduría Nacional del Estado Civil para cancelar la cédula de ciudadanía.

REQUISITOS

- Denuncio de la defunción dentro de los dos días después de haber conocido el fallecimiento. De haber excedido este plazo, debe presentar orden impartida por el inspector de policia, previa solicitud escrita del interesado donde explica las causas del retraso.

- Certificado médico de defunción o declaración de dos testigos cuando no haya médico de la localidad.

- Copia de la cédula de ciudadanía de quien registra el fallecimiento.

- Orden judicial, si la muerte fue violenta o se desconocen los motivos.

- Para el caso de la muerte presunta por desaparecimiento, sentencia judicial en firma.

CAMBIO DE NOMBRE

El cambio de nombre lo podrá hacer la persona mayor de edad voluntariamente o los padres en representación del menor de edad, para suprimir, adicionar o modificar sus nombres o sus apellidos y por regla general, solo puede hacerse una vez por escritura pública ante notario. Los nuevos cambios deben estar orientados a garantizar la identidad entre el nombre y el género o evitar discriminaciones.

CORECCIÓN COMPONENTE DE IDENTIDAD SEXUAL EN EL REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

REQUISITOS

-Debe ser realizado directamente por la persona mayor de edad que quiere cambiarse el nombre y si el cambio es para un menor de edad, deben realizarlo sus padres o quien tenga la patria potestad.

- Presentar documento de identificación y copia autentica del registro civil de nacimiento que se va a modificar.

- Si se trata de integrantes de comunidades o pueblos indigenas, deben presentar copia del registro civil de nacimiento y permiso de la autoridad indigena reconocida por el estado.

- La mujer casada podrá proceder, por medio de escritura pública, a adicionar o suprimir el apellido del marido procedido de la preposición "de", en los casos en que ella o huniere adoptado o hubiere sido establecido por la ley.

El documento al que se refiere el presente artículo deberá inscribirse en el correspondiente registro civil del interesado, para lo cual se procederá a la apertura de un nuevo folio. El original y el sustitutivo llevarán notas de recíprocra referencia.

CORRECCIÓN COMPONENTE DE IDENTIDAD SEXUAL EN EL REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

Consiste en el cambio legal del sexo que figura en el primer registro civil de nacimiento. A las persona cuya cédula haya sido otorgada antes de marzo de 2.000 les será asignado un nuevo número de identificación.

Una vez corregido el componente sexo mediante escritura pública, no se podrá volver a realizar este trámite, sino después de 10 años.

El cambio de la cédula de l ciudadanía se debe adelantar ante la Registraduría Nacional del Estado Civil.

REQUISITOS

-Presentar la solicitud por escrito con nombre y cédula, dirigida al notario.

- Copia del registro civil de nacimiento.

- Copia de la cédula de ciudadanía.

-   Declaración escrita bajo juramento, en la que la persona interesada exprese su voluntad de realizar la correción de la casilla del componente sexo en su registro civil de nacimiento y susu justificaciones.

MATRIMONIO CIVIL

Es un contrato solemne celebrado ante el juez o notario, por el cual se unen legalmente un hombre y una mujer o dos personas del mismo sexo, con el fin de vivir juntos,

DECLARACIÓN DE UNIÓN MARITAL DE HECHO 

CAPITULACIONES MATRIMONIALES

DIVORCIO auxiliarse mutuamente y constituir una familia. Por el hecho del matrimonio, nace la sociedad conyugal o sociedad de los bienes adquiridos dentro del matrimonio. La diligencia de matrimonio termina con la firma del notario denominada autorización notarial en la escritura pública.

REQUISITOS

-Solicitud escrita ante el notario por ambos interesados o por intermedio de sus apoderados, con nombres, apellidos, documentos de identidad, lugar de nacimiento, edad, ocupación y domicilio de los contrayentes y nombre de sus padres, indicando que no tienen impedimento legal para celebrar el matrimonio.

- Copias auténticas de los registros civiles de nacimiento de los contrayentes, que no tengan más de un mes de expedidas. Se requiere la copia completa que incluya todas las anotaciones de estados civiles anteriores para establecer que no hay impedimentos para el nuevo matrimonio. Si alguno de los contrayentes es extranjero, el registro civil no debe tener mas de tres meses de expedido.

- Documentos de identidad de los contrayentes.

- Los menores de edad deben entregar autorización escrita de sus padres.

- Si tienen hijos y los contrayentes son el padre y la madre (hijos comunes) deben anexar las copias de los registros civiles de nacimiento de cada uno de los hijos.

- Para el caso de los hijos no comunes que se encuentren bajo su patria potestad o bajo su guarda, deben presentar inventario de los bienes, si los hay, que sean de propiedad de cada hijo.

- El inventaruo lo elaborara el curador designado según la ley. Sobre entre trámite consultar al abogado.

-Quienes se casaron por matrimonio religioso, deben llevar la partida eclesiástica del matrimonio cátolico o el certificado de la religión reconocida por el Estado, para que se haga el registro civil en Notaría o registraduría.

SEPARACION DE BIENES POR CAUSA DE MUERTE

TESTAMENTO 

AFECTACIÓN A VIVIENDA FAMILIAR

PATRIMONIO DE FAMILIA INEMBARGABLE

  IV. ACTOS NOTARIALES INMUEBLES

COMPRAVENTA DE INMUEBLES

Mediante este contrato una persona se convierte en propietaria de una casa, lote sin construcción, apartamento o una finca, entre otros. Consiste en traspasar a otra persona uno de esos inmuebles a cambio de un valor en dinero que el comprador le paga al vendedor. Este contrato se hace obligatoriamente por medio de escritura pública. Vendedor y comprador deben cumplir dos etapas:

PRIEMRA ETAPA EN LA NOTARÍA: Hace la escritura pública de compraventa, en la que se especifiquen los linderos de la vivienda o de la finca y el precio.

REQUISITSOS

-Documentos de identidad de los interesados

-El vendedor debe ser dueño del inmueble y mayor de edad. El comprador también debe ser mayor de edad.

-Si una de las personas es menor de edad, deberá comprar o vender por intermedio de su representante legal (padres en ejercicio de patria potestad, entre otros)

-Certificados del paz y salvo de impuesto predial que contenga el avaluó catastral y de contribución de valorización, si aplica en el municipio. Si  el inmueble esta sometido a propiedad horizontal, se necesita también el certificado de paz y salvo por el pago de la administración.

- Si el vendedor o comprador es una persona jurídica, como una sociedad o un banco, debe presentarse el documento que acredite su existencia y representación legal.

SEGUNDA ETAPA EN LA OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS: Una vez terminada la primera etapa, o sea, la de la escritura pública, el notario entrega copia auténtica a los interesados para llevarla a esta oficina.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: Es mínimo ochos días hábiles, si la escritura es firmada en el mismo momentos por vendedor y comprador, para que el notario revisela legalidad del contrato. Si no firman al tiempo, puede superar este plazo. 

para ser propietario de bienes inmuebles se requiere la escritura pública debidamente registrada donde consten la compraventa o la permuta. No olvidar este requisito

PERMUTA DE INMUEBLES

Es uno de los contratos para que una persona se convierta en propietaria de una vivienda, lote sin construcción o de una finca, entre otros bienes. Consiste, por ejemplo, en el intercambio de una vivienda o de una finca por casas o cosas y dinero. Para que sea uan permuta, el intercambio debe hacerse por un valor mayor en cosas que en dinero. Si el valor es mayor en dinero, el contrato será de compraventa.

Para realizar este contrato que se hace por medio de escritura pública, los interesados deben cumplir dos etapas:

1. EN LA NOTARÍA: Hacer la escritura pública de la permuta, en la que especifiquen linderos de los bienes que se n¿intercamian y el precio de los mismos.

REQUISITOS

- Documentos de identificación de las personas que hacen el contrato.

- Estas personas deben ser mayores de edad y por lo tanto están en capacidad de hacerlo.

- Cerificados de paz y salvo por impuesto predial que se paga en la tesorería municipal y que contiene el avalúo catastral. Además, el paz y salvo por contribución horizontal, se necesita también el certificado de paz y salvo por el pago de cuotas de la administración.

- Si  alguno de quienes hacen el contrato, es persona jurídica, como una sociedad o un banco, debe presentarse el documento que acredite su existencia y representanción legal.

- Se recomienda que se lleva al notario una copia de la escritura pública o título de adquisición, junto con el certificado de libertad y tradición más reciente que le ha dado la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

- Se sugiere que se presente copia de la parte del reglamento que se refiere a las propiedades que se permutan.

2. EN LA OFICINA DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS: Una vez terminada la primera etapa, o sea, la de la escritura pública, el notario entrega copia auténtica a los interesados para llevarla a esa oficina.

TIEMPO DE ENTREGA ESTIMADO: Si firman a tiempo los interesados, es de mínimo ocho días hábiles, mientras el notario revisa la legalidad del contrato. Si no firman al tiempo, puede superar este plazo.

DONACIÓN

Es uno de los contratos cuyo fin es que una persona se convierta dueña de una vivienda, lote, ficna, mueble o de una suma de dinero, cuando otra persona le regalal una propiedad o parte de ella, y el que la recibe la acepta.

Solo se hace por escrituta pública, cuando se recibe un inmueble o parte de él o cuando lo que se recibe vale mas de 50 salarios mínimos mensuales.

Cuando se va a hacer una donación que valga más de 50 salarios mínimos mensuales, hay que cumplir primero un requisito que se llama "insinuación donación" el cual se realiza en escritura pública en una notaría y en esa misma escritura se puede realizar la donación.

REQUISITOS PARA LA DONACIÓN DE INMUEBLES:

-El que va a donar o regalar debe ser mayor de edad y por lo tanto está en capacidad de hacerlo. Si se tarta de una donación a un menor, lo representa el padre o la madre, ambos o quien tenga la guarda.

- Documento de identidad de los interesados.

- Solicitud por escrito de quien hace la donación y de quien la recibe, ante notario de la ciudad o municipio donde vivie el donante, cin certificado del valor comercial de la propiedad que se va a donar, si es un inmueble.

- Certificados de paz y salvo por impuesto predial que contenga el avalúo catastral y por contribución de valorización, si aplica en el municipio. Si es un apartamento y forma parte de una propiedad horizaontal, se necesita también el centificado de paz y salvo por el pago de la administración-

- Si alguno de los interesados es persona jurídica, como una sociedad cámara de comercio.

- La persona que hace la donación debe demostrar que queda con recursos suficientes para vivir y atender sus obligaciones.

- Se recomienda llevar al notario copia de la escritura pública o título de adquisición del inmueble que se va a regalar junto con el certificado de libertad y tradición más reciente que le ha dado la Oficina de Registros de Instrumentos Públicos.

Una vez cumplidos los requisitos anteriores y se tebfa la escritura pública, el notario entrega copia auténtica a los interesados para llevarla a la Oficina de Registros de Instrumentos Públicos.

REQUISITOS PARA LA DONACIÓN DE BIENES QUE VALGAN MÁS DE 50 SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES:

Así las cosas:" . . . si la donación versa sobre un inmueble cuyo valor excede la suma de cincuenta (50) salarios mínimos mensuales se requiere del otorgamiento de escritura pública y de la obtención de la autorización para efectuarla en consideración a su cuantía ( Art. 1457 y 1458 del Código Civil).

CONSTUCIÓN DE HIPOTECA

Hay hipoteca cuando una persona, un banco o una entidad financiera (llamada acreedora) le presta a otra persona una suma de dinero y esta última (llamada deudora) asegura un pago, garantizándolo con un inmueble de su propiedad. Si el deudor incumple con los pagos (capital e intereses), el inmueble podrá ser embargado y rematado por un juez para pagarle a quien prestó el dinero. La hipoteca siempre se hace por escritura pública.

Para hacer la hipoteca los interesados deben cumplir con dos etapas:

1. EN LA NOTARÍA: Firmar (otorgar) la escritura pública de hipoteca, en la que aparece la descripción del inmueble que se da en garantís y la manifestación de que ese inmueble queda hipotecado a favor del acreedor.

REQUISITOS:

- Los interesados deben ser mayores de edad y por lo tanto, están en capacidad de hacerlo.

- Documentos de identificación de los interesados. Si alguno de los interesados es persona jurídica, debe presentarse el documento que acredite su existencia y representación legal.

- Certificados de paz y salvo del impuesto predial según el valor catastral y de la contribución de valorización del inmueble que se hipoteca, si aplica en el municipio.

- Certificado de libertad y tradición y copia de la escritura pública que demuestre que quien hipoteca es el dueño del bien.

- Casi siempre, la hipoteca se hace en la misma escritura. Olvidar este plazo, significa volver a iniciar el trámite de la hipoteca.

CANCELACIÓN DE HIPOTECA

Para cancelar una hipoteca, el dueño del bien hipotecado debe pagar la totalidad de la deuda al acreedor. Una vez ocurrido el pago, quien prestó el dinero (el acreedor) debe ir a la notaría para declarar que la deuda está pagada y que por ello cancela la hipoteca. Este acto de cancelación se hace tambien en escritura pública. el notario entrega un ceriticafio que debe llevar el dueño del inmueble a la oficina de Registro para que su bien quede sin hipoteca.

SI TIENES ALGÚN TRÁMITE NOTARÍAL CONTACTANOS

3195658054 ---- HIABOGADOS